Chiarezza sui finanziamenti comunitari. Gli step del finanziamento di un progetto

Progettazione comunitaria
La progettazione comunitaria: opportunità di finanziamento o tempo sprecato? Un tentativo di approccio pragmatico cosa significa scrivere un progetto c.d. “comunitario”? E’ possibile, per una azienda, ottenere finanziamenti? Quali sono i costi a cui l’azienda va incontro? Ho una idea innovativa: esiste un programma che la finanzi? L’ente pubblico di cui faccio parte avrebbe bisogno di un finanziamento per sviluppare una idea: come faccio ad ottenere un finanziamento?
Prima di addentrarci in quelle che, canonicamente, vengono definite le fasi che costituiscono la metodologia di creazione di un progetto di ricerca, è opportuno provare a dare una risposta alle domande sopra riportate, o quantomeno tentare di sfatare alcuni miti. Partendo dall’ultima delle suddette questioni, infatti, è bene chiarire che i finanziamenti comunitari hanno, per loro stessa natura, carattere di sussidiarietà. Questo perché si tratta, quasi sempre, di cofinanziamenti e, quindi, hanno carattere residuale e, in seconda battuta, perché tale cofinanziamento è sempre legato ad una rigorosa valutazione dell’idea proposta. L’Unione Europea difficilmente copre l’intero ammontare dei costi da sostenere per lo sviluppo del progetto e il processo di valutazione è molto articolato perché prende in considerazione l’idea, le modalità di sviluppo, rappresentate dalla metodologia di gestione del progetto e dall’impatto dello stesso sul cosiddetto state of the art 1, e le caratteristiche del soggetto proponente attraverso la qualificazione del consorzio di progetto 2. Queste prime considerazioni non devono spingere il volenteroso imprenditore/dirigente a desistere dall’idea di presentare un progetto comunitario, ma devono, al contrario, far capire che i fondi per i progetti comunitari non possono costituire il principale mezzo di finanziamento dell’idea. Infatti, si ritiene opportuno che la presentazione del progetto comunitario sia successiva alla valutazione di fonti alternative, indipendenti dallo stesso finanziamento richiesto. Un secondo ordine di criticità esplicitato da alcuni degli interrogativi sopra riportati è relativo alla qualità con cui viene preparata la proposta ed alle modalità di definizione del partenariato di progetto. La proposta deve spiegare e giustificare l’originalità dell’idea progettuale in modo da convincere il valutatore che quella è la migliore soluzione per il problema identificato nella call for proposal 3. A tal fine, gli impatti che avrà l’idea dovranno essere descritti e, soprattutto, oggettivati attraverso la loro misurazione con appositi indicatori 4.
Questo significa adottare un approccio diverso: non è la call for proposal che deve essere
1 così come riportato dall’Accademia della Crusca, l’ampia gamma di sfumature semantiche possibili per la locuzione “state of the art” può aver favorito l’affermazione in italiano di un significato sensibilmente diverso da quello inglese: se infatti in inglese la locuzione vale “all’avanguardia, d’avanguardia”, in italiano è ormai corrente per indicare “il punto cui sono arrivate le ricerche in una determinata disciplina”, in una prospettiva quindi di momento di ricapitolazione dei dati acquisiti e stabilizzati nei diversi ambiti di ricerca (abbastanza vicino a stato delle cose).
2 come verrà chiarito in seguito, la validità di un partner si misura tanto per l’esperienza acquisita nel settore quanto per l’aver già partecipato a progetti finanziati dalla comunità europea.
3 la call for proposal è lo strumento mediante il quale – all’interno di specifici programmi di lavoro con cadenza, di solito, annuale – la comunità bandisce un finanziamento fissando le priorità e gli obiettivi da raggiungere.
4 uno degli errori più frequenti che si trovano nei progetti consiste nella mancanza di efficaci indicatori di risultato, di realizzazione e di impatto e, quindi, nella impossibilità di quantificare correttamente l’effettivo impatto sui temi indicati nella call for proposal. Adattata all’idea ma, al contrario, l’idea che deve essere adatta (e se così non fosse deve essere adattata) a risolvere i problemi e a raggiungere gli obiettivi che sono stati identificati nella call for proposal
5 nel tentativo di promuovere l’idea proposta come la migliore per risolvere i problemi identificati occorrerà anche far capire in modo chiaro che il coordinatore del progetto ha le capacità per farlo. Deve emergere, inoltre, che i soci del consorzio non sono stati scelti casualmente, ma secondo una procedura scientifica che, partendo da quelli che sono gli obiettivi, ha delineato le competenze necessarie al relativo raggiungimento e, quindi, ha portato all’identificazione di quegli specifici partner. Quest’ultimi, infatti, dovranno avere un ruolo ben definito ed essere i soggetti più titolati per svolgere le funzioni assegnate: la skill matrix delle competenze di ciascun partner dovrà essere chiara al coordinatore del progetto.
E’, inoltre, preferibile che i soggetti coinvolti abbiano già avuto esperienza nella gestione di progetti comunitari, che risulta, quindi, un criterio aggiuntivo per l’identificazione dei partner più adeguati. La conoscenza dei programmi comunitari è il fil rouge delle considerazioni sopra esposte.
Infatti, è possibile sapere se la propria idea rappresenta una soluzione valida ai problemi indicati nelle varie call for proposal solo se si conoscono le call for proposal. dopo aver fatto questa premessa l’imprenditore o il funzionario non devono però sentirsi scoraggiati ma, al contrario, capire che presentare un progetto comunitario comporta molto lavoro qualificato, molte competenze (che spesso quasi mai sono presenti all’interno dell’azienda o dell’ente) e molto studio.
La presentazione del progetto, è, in realtà, la parte finale di un processo che, sinteticamente, può essere riassunto nelle seguenti fasi:
1. incubation phase;
2. negotiation phase;
3. writing phase;
4. checking phase;
5. submission phase.
La prima fase – incubation phase – è quella in cui nasce l’idea ed è quella in cui la conoscenza dei documenti di lavoro e delle diverse call for proposal è di importanza fondamentale. In questa fase l’idea viene adattata in maniera proattiva ai temi e alle priorità elencate nelle diverse call for proposal.
Grazie ai database in cui sono contenuti i progetti in corso o quelli già realizzati sarà possibile affinare l’idea per renderla unica. Nella fase di valutazione, infatti, l’innovazione è quasi sempre premiata.
Gli output dell’incubation phase sono la costituzione del cosiddetto core team – il gruppo di lavoro che è costituito, di solito, dal coordinatore e da altri 2/3 partner – e della prima bozza progettuale, un breve documento di 2/3 pagine nel quale vengono definiti la vision del progetto, l’attinenza alla call for proposal, gli obiettivi, la struttura progettuale di base e la skill matrix.
Una delle regole più diffuse e più chiare nel mondo della progettazione a Bruxelles è la seguente: “Never go to Brussels looking for money for research. Only go there to solve a problem that the European Commission has already identifed”.
La seconda fase – negotiation phase – è quella in cui il coordinatore procede alla sincronizzazione del lavoro tra i partner, alla chiusura del consorzio e allo sviluppo dei temi presentati nella bozza progettuale. Gli output di questa fase saranno la definizione puntuale del consorzio con la distribuzione dei ruoli tra i partner, la caratterizzazione dell’idea, la descrizione del programma di lavoro e, infine, la stesura di un abstract progettuale da far girare tra i partner.
La terza fase – la writing phase – è quella in cui il consorzio, guidato dal core team, sviluppa l’idea progettuale sulla base del template collegato alla call for proposal.
Questa fase deve essere supervisionata e ben gestita dal coordinatore che divide il lavoro fra i partner in base ai relativi ruoli e competenze, nonché coordina i diversi contributi da inserire nel documento finale di progetto. Deve esserci un accordo sulla terminologia da usare, devono essere date delle scadenze precise (deadlines) per evitare che vengano a mancare contributi essenziali alla proposta e, soprattutto, deve essere attuato un approccio interattivo, orientato al miglioramento continuo della qualità. E’ in questa fase che la proposta viene confezionata in un documento esplicativo e di marketing con cui far capire al valutatore perché la proposta è in assoluto la migliore per risolvere i problemi identificati. la penultima fase – checking phase – è quella in cui il coordinatore deve esaminare il documento prodotto e valutarne la consistenza rispetto ai temi che dovevano essere affrontati e la coerenza fra le varie parti. Capita spesso, infatti, che alcuni termini siano utilizzati con accezioni diverse e i contenuti vengano più volte ripetuti perché scritti da partner diversi che non avevano avuto modo di confrontarsi tra di loro.
In questa fase il progetto viene bilanciato cercando nuovi contributi sulle parti carenti e, magari, tagliando invece quelle troppo sviluppate rispetto alle istruzioni contenute nel template.
Nella submission phase la proposta finale è inviata alla comunità europea. una regola fondamentale, spesso disattesa, è quella di evitare rivoluzioni last second nei contenuti. Allo stesso modo si consiglia di non relegare l’invio telematico agli ultimi minuti disponibili.
Si ricorda a tal proposito che le deadline di gran parte delle call for proposal sono fissate in una data e in un’ora specifica oltre le quali non è più possibile inviare la proposta. Per concludere, quindi, occorre tornare alla domanda contenuta nel suo titolo: la progettazione comunitaria è una opportunità di finanziamento reale o uno spreco di tempo e, conseguentemente, di risorse?
La risposta, secondo chi scrive, si trova nel metodo: pensare di trovare fondi dall’Europa è possibile, ma occorre imparare le regole e muoversi in modo organico e razionale, cercando di imparare dagli errori e da quello che è stato già fatto per proporre qualcosa che potrà solo essere innovativo e geniale agli occhi di chi sarà chiamato a valutare. Altrimenti sarà tempo sprecato.